Masz wrażenie, że być może nie do końca kontrolujesz koszty w swojej działalności? Weź pod lupę wszystkie koszty i poznaj narzędzie, które pozwoli opanować finansowy chaos.
Jak zwiększyć zysk w gastronomii? Analizuj i kontroluj.
Zysk czy strata? To zawsze wynik zestawienia dwóch wartości: przychodów i kosztów. Do zwiększenia przychodów może się przyczynić wiele czynników: skuteczny marketing, PR związany z doskonałym szefem kuchni, lokalne wydarzenia, a nawet pogoda. Natomiast finanse związane z wydatkami restauracji wymagają dogłębnego raportowania i ciągłej analizy otrzymanych danych.
Narzędziem, które bardzo pomaga w tej analizie, jest struktura kosztów i jej zachowanie w horyzoncie czasu.
JAK ROZPOCZĄĆ PRACĘ Z DANYMI FINANSOWYMI?
Zdefiniuj koszty stałe i zmienne.
STAŁE KOSZTY W GASTRONOMII:
- w długim okresie zachowują stałą wartość
- rachunki, czynsz, abonamenty, raty kredytów czy leasing
- wydatki, które nie zmieniają swojej wartości
ZMIENNE KOSZTY W GASTRONOMII:
- w różnych okresach przyjmują różne wartości
- zależą od innych czynników
- zakupy towarowe, zakupy środków czystości, wynagrodzenia i inne.
Zdarza się, że dla jednej restauracji pewien koszt będzie zmienny, a dla innej będzie to koszt stały (tak na przykład może się zdarzyć z wynagrodzeniami pracowników).
JAK WYZNACZYĆ STRUKTURĘ KOSZTÓW W GASTRONOMII?
W pierwszej kolejności należy zbadać strukturę kosztów w relacji do kosztu całkowitego. Aby ją zbudować, należy określić udział kosztu rodzajowego (lub grupy) do kosztu całkowitego i wyrazić go w procentach (wskaźnik Wc ).
Analiza jest prowadzona w określonej jednostce czasu (zazwyczaj jest to miesiąc) i powtarzana cyklicznie (jeśli jednostką czasu jest miesiąc, to analizę powtarzamy co miesiąc).
Przykład: restauracja w badanym miesiącu ponosi koszty jak w tabeli poniżej:
| Grupa | Koszt rodzajowy | Koszt | % kosztu całkowitego | % kosztu całkowitego grupa |
| Rachunki | Media śmieci | 450,00 zł | 0,71% | 21,09% |
| Media woda | 870,00 zł | 1,37% | ||
| Media prąd | 900,00 zł | 1,42% | ||
| Ochrona | 90,00 zł | 0,14% | ||
| Telefon i internet | 59,00 zł | 0,09% | ||
| Księgowość | 1 200,00 zł | 1,89% | ||
| Obsługa kart | 337,80 zł | 0,53% | ||
| Czynsz lokal | 8 900,00 zł | 14,05% | ||
| Odtwarzanie muzyki | 550,00 zł | 0,87% | ||
| Pracownicy | Czas pracy | 9 000,00 zł | 14,21% | 18,00% |
| Premia sprzedażowa | 2 398,00 zł | 0,87% | ||
| Właściciel | Wynagrodzenie | 10 000,00 zł | 15,79% | 15,79% |
| Marketing | Social media | 9500,00 zł | 0,79% | 1,42% |
| Grafika reklamowa | 400,00 zł | 0,63% | ||
| Bank | Spłata kredytu | 2 900,00 zł | 4,58% | 4,58% |
| Dostawy | Towar | 21 582,33 zł | 34,08% | 34,08% |
| Inne | Inne | 3 197,38 zł | 5,05% | 5,05 |
| Total: | 63 334,55 zł | 100% | 100% |
Otrzymane zestawienie to struktura kosztów dla danej restauracji.
Widzimy, że w badanym miesiącu największą grupą kosztową były dostawy towaru. Stanowiły one ponad 34% wszystkich wydatków. Zaraz po nich plasują się rachunki z wartością na poziomie 21%. Te grupy o największym wkładzie w całą strukturę powinny podlegać szczególnej kontroli, bo mają one największy wpływ na koszt całkowity. Dlatego ich wahania i zmiany, szczególnie te niekorzystne, mogą stanowić zagrożenie dla równowagi finansowej lokalu.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ZMIENIA SIĘ OBRÓT?
Przykład: w kolejnym miesiącu przychód ze sprzedaży wzrósł.
| Czerwiec | Lipiec | |
| Rachunki | 21,09% | 19,86% |
| Pracownicy | 18,00% | 17,43% |
| Właściciel | 15,79% | 14,83% |
| Marketing | 1,42% | 1,33% |
| Bank | 4,58% | 4,30% |
| Dostawy | 34,08% | 36,80% |
| Inne | 5,05% | 5,45% |
| Total | 100,00% | 100,00% |
| obrót | 79 934,55zł | 91 924,74zł |
- Udział kosztów stałych w koszcie całkowitym maleje – zachowują one swój stały poziom, ale rośnie koszt całkowity.
- Wartość wskaźnika kosztów zmiennych wzrośnie. Koszty zmienne bowiem zazwyczaj są uzależnione od obrotu.
- Skoro zatem obrót rośnie, rosnąć będą też wartości kosztów zmiennych oraz ich udział w koszcie całkowitym.
A gdy obrót maleje?
- Mniejszy przychód oznacza mniejszą wartość kosztów zmiennych, więc ich udział w koszcie całkowitym będzie malał.
- Koszty stałe, zachowując swój poziom, umocnią się w udziale we wszystkich wydatkach ponoszonych w danym miesiącu.
Przy krótkim horyzoncie czasu może się wydawać, że struktura kosztów grupowych w relacji do kosztu całkowitego nie jest stała i podlega zmianom, gdy zwiększa się lub zmniejsza przychód.
Przy długim horyzoncie czasu:
- Struktura kosztów grupowych w relacji do kosztu całkowitego ma wartość raczej stałą.
- Udział kosztu grupy w koszcie całkowitym będzie się zmieniał z miesiąca na miesiąc, ale w dłuższej perspektywie te odchylenia nie mają aż tak dużego znaczenia. Same wartości mieszczą się bowiem w określonym, wąskim przedziale procentowym.
- Jeżeli pojawią się znaczące odchylenia, które stwarzają zagrożenie dla płynności finansowej lokalu, należy od razu reagować. Szczegółowej analizie podlega wtedy grupa oraz konkretny koszt rodzajowy, który w największym stopniu zaburza równowagę.
Szybkie reagowanie i trafne wyciąganie wniosków pozwolą na sprawniejszy powrót do stabilizacji i gwarancji rentowności.
